PANDUAN SURAT MENYURAT

PANDUAN SURAT MENYURAT

Berikut disertakan panduan surat menyurat yang digunapakai di peringkat KARISMA Nasional

1. Kepala surat (Letterhead)

Surat rasmi KARISMA hendaklah mempunyai kepala surat KARISMA pada helaian pertama.

2. Alamat penerima/organisasi/syarikat

Surat rasmi hendaklah menyatakan alamat si penerima/organisasi/syarikat di bahagian atas sebelah kiri surat rasmi iaitu sebelum tajuk surat. Sekiranya menggunakan alamat organisasi/syarikat, nyatakan untuk perhatian si penerima surat. Contoh: (U/p: En Khairul).

3. Nombor rujukan

Surat rasmi hendaklah mengandungi nombor rujukan bagi tujuan pengenalpastian, penyimpanan dan pemanggilan. Nombor rujukan merujuk kepada turutan surat yang dikeluarkan.

Format : KNL(atau K-Negeri atau K-IPT)/NamaProgram(atau tujuan surat)/tahun/(bilangan surat dikeluarkan).

Contoh KNL/MIN09/09/(01)

4. Tarikh

Tarikh surat dikeluarkan hendaklah dinyatakan pada ruagan tarikh disebelah kanan surat, di bawah nombor rujukan.

5. Tajuk

Surat rasmi hendaklah mengandungi tajuk yang sesuai, pendek, jelas dan tepat bergantung kepada kandungan utama surat.

6. Perenggan

Mulakan perenggan pertama dengan nada dan semangat yang beretika dan mempunyai unsur-unsur menghormati. Perenggan pertama tidak perlu dinomborkan. Nomborkan perenggan kedua dan seterusnya supaya butiran yang ingin disampaikan jelas kelihatan. Nombor perenggan tidak perlu jika hanya dua perenggan.

7. Lampiran

Lampiran atau bahan yang disertakan perlu disusun dan dinyatakan di dalam surat.

8. Mengambil tanggungan surat

Tanggungan surat diambil dengan menandatanganinya. Tandatangan asli hendaklah diturunkan. Nyatakan NAMA PENUH & JAWATAN yang menandatangani surat rasmi tersebut

9. Bagi pihak (b.p)

Sekiranya pihak yang menandatangani adalah mewakili bagi pihak atasan yang perlu mengeluarkan surat rasmi tersebut, maka perlu nyatakan b.p di bahagian bawah JAWATAN bagi yang menandatangani surat rasmi tersebut. Nyatakan jawatan penuh b.p tersebut.

10. Pengesahan Penerimaan Surat

Memaklumkan penerimaan surat kepada penghantarnya adalah suatu langkah yang amat digalakkan.

11. Rekod Surat Keluar dan Masuk

Surat keluar dan masuk perlu direkod dan difailkan untuk simpanan setiap kali surat dikeluarkan atau diterima.

Posted in: Bahasa Dan Sastra Indonesia