PANDUAN SURAT MENYURAT
Berikut disertakan panduan surat menyurat yang digunapakai di peringkat
KARISMA Nasional
- Kepala surat (Letterhead)
Surat
rasmi KARISMA hendaklah mempunyai kepala surat KARISMA pada helaian pertama.
- Alamat
penerima/organisasi/syarikat
Surat rasmi hendaklah
menyatakan alamat si penerima/organisasi/syarikat di bahagian atas sebelah kiri
surat rasmi iaitu sebelum tajuk surat. Sekiranya
menggunakan alamat organisasi/syarikat, nyatakan untuk perhatian si penerima surat. Contoh: (U/p: En Khairul).
- Nombor
rujukan
Surat rasmi hendaklah
mengandungi nombor rujukan bagi tujuan pengenalpastian, penyimpanan dan
pemanggilan. Nombor rujukan merujuk kepada turutan surat yang dikeluarkan.
Format
: KNL(atau K-Negeri atau K-IPT)/NamaProgram(atau tujuan surat)/tahun/(bilangan
surat dikeluarkan).
Contoh
KNL/MIN09/09/(01)
- Tarikh
Tarikh surat
dikeluarkan hendaklah dinyatakan pada ruagan tarikh disebelah kanan surat, di bawah nombor
rujukan.
- Tajuk
Surat
rasmi hendaklah mengandungi tajuk yang sesuai, pendek, jelas dan tepat
bergantung kepada kandungan utama surat.
- Perenggan
Mulakan
perenggan pertama dengan nada dan semangat yang beretika dan mempunyai unsur-unsur
menghormati. Perenggan pertama tidak perlu dinomborkan. Nomborkan perenggan
kedua dan seterusnya supaya butiran yang ingin disampaikan jelas kelihatan.
Nombor perenggan tidak perlu jika hanya dua perenggan.
- Lampiran
Lampiran
atau bahan yang disertakan perlu disusun dan dinyatakan di dalam surat.
- Mengambil tanggungan surat
Tanggungan
surat diambil dengan menandatanganinya. Tandatangan asli hendaklah diturunkan.
Nyatakan NAMA PENUH & JAWATAN yang menandatangani surat rasmi tersebut
- Bagi pihak (b.p)
Sekiranya
pihak yang menandatangani adalah mewakili bagi pihak atasan yang perlu
mengeluarkan surat rasmi tersebut, maka perlu nyatakan b.p di bahagian bawah
JAWATAN bagi yang menandatangani surat rasmi tersebut. Nyatakan jawatan penuh
b.p tersebut.
- Pengesahan Penerimaan Surat
Memaklumkan
penerimaan surat kepada penghantarnya adalah suatu langkah yang amat digalakkan.
- Rekod Surat Keluar dan Masuk
Surat
keluar dan masuk perlu direkod dan difailkan untuk simpanan setiap kali surat
dikeluarkan atau diterima.